چگونه هزينه هاي خود را كاهش دادم ؟ | تجربه ای موفق
چگونه هزينه ها را كاهش دادم ؟
مدير یک مؤسسة انتشاراتی می گوید. وقتي او به اين شركت پيوست، يكي از نخستين چالش هايش نحوة مديريت هزينه ها بود. يك ارزيابي جامع همراه با تجزيه و تحليل هزينه ها، او را به سوي يك سياست جديد خريد و صرفه جويي هاي عمده در هزينه ها سوق داد.
بررسي آمار و ارقام
وقتي ما ارزيابي خود را آغاز كرديم، شركت فاقد يك سياست رسمي خريد بود. همانند بسياري از كسب و كارها، ما رشد قابل توجهي كرده بوده ايم اما سيستم خريد مشخصي نداشتيم. پرسنل ما هر طور كه مي خواستند دست به خريد مي زدند.
اولين كاري كه انجام داديم اين بود كه كل عرضة محصولاتمان را به صورت يك فهرست تهيه كرديم و تمام هزينه ها از خودروهاي شركت گرفته تا هزينة لوازم-التحرير را محاسبه نموديم. وقتي همة اين اطلاعات را در يك بانك اطلاعاتي جامع قرار داديم، توانستيم حوزه هايي را مشخص كنيم كه نيازمند پيشرفت بودند. كاملاً مشخص بود كه براي كاهش هزينه ها بايد بر تمامي فعاليت هاي خريد تمركز مي كرديم و در مورد معاملاتمان و دستيابي به بهترين قيمت ها، به مذاكره با عرضه كنندگان كليدي مي پرداختيم.
برقراري ارتباط با كاركنان و عرضه كنندگان
گام بعدي مشورت با عرضه كنندگان فعلي و بحث در مورد جايگزين هاي مختلف بود. حتي اگر گزينه هاي ارزان تري داشتيم، سعي نمي كرديم تا عرضه كنندگان موجود را از دست بدهيم. ما رو در رو وارد مذاكره با آنها شديم و سياست جديد خريدمان را براي آنها توضيح داديم. ما مي خواستيم اين فرصت را به آنها بدهيم تا با ديگر عرضه كنندگان مد نظر ما وارد رقابت شوند. ما كاري كرديم كه عرضه كنندگان جديد، نيازهاي ما و نحوة فعاليت ما را به خوبي درك كنند.
توسعة روابط خوب از همان مرحلة اول، اهميت بسزايي دارد. اگر شما به عرضه كنندگان كمك كنيد، آنها نيز تمايل بيشتري براي كمك به شما خواهند داشت. بايد به خريدهاي بي برنامه پايان مي داديم لذا سياست جديد را سريعاً به اطلاع تمامي پرسنل رسانديم. در ابتدا شاهد مقاومت هايي بوديم اما از طريق صحبت با افراد و گوش دادن به ديدگاه هاي آنان، بر اين مشكل فايق آمديم. يكي از نگراني هاي اصلي كاركنان، كاهش كيفيت توليد و در عين حال سخت-تر شدن كار آنان بود. ما قبل از هر گونه برنامه ريزي، شروع به توليد محصولاتي به عنوان نمونه كرديم.
نظارت و ارزيابي
برخي صرفه جويي ها به خوبي قابل رؤيت هستند. مثلاً تغيير عرضه كنندة نوشت افزار باعث 20 درصد كاهش هزينه هاي ما شد ضمن اينكه محدود كردن استفاده از خودروهاي شركت نيز تا 15 درصد از هزينه هاي ما كاست.
ما به صورت ساليانه اقدام به بررسي سياست خريد خود كرديم. ما هزينه ها را سال به سال مقايسه كرديم و كيفيت محصولات و همچنين عملكرد خدمات تمامي عرضه-كنندگان را بررسي نموديم. بازخورد كاركنان را مد نظر قرار داديم و يافته هاي كليدي را در صورت لزوم به اطلاع عرضه كنندگان رسانديم.
كار متفاوتي كه بايد انجام مي دادم
هدف غايي سياست خريد، كنترل هزينه ها است. اما روابط خوب با عرضه كنندگان بيشتر از پول ارزش دارند.
ما در همان روزهاي اول درس هاي زيادي آموختيم. مثلاً ما عرضه كنندة خدمات تلفني خود را تغيير داديم تا به صرفه جويي زيادي دست يابيم. اما سطح خدمات نيازهاي ما را مرتفع نمي كرد و در كوتاه مدت دچار مشكل شديم. لذا دوباره به سراغ عرضه كنندة نخست رفتيم. حالا به راحتي مي توانيم از طريق تجزيه و تحليل دقيق سطح خدمات، تصميم بگيريم كه آيا عرضه كننده اي را حفظ كنيم يا به سراغ عرضه كننده اي جديد برويم.
